Anpassa textstorlek
A A A

Så behandlar vi dina personuppgifter


På Bostaden värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Här förklarar vi hur vi samlar in och använder din personliga information och beskriver dina rättigheter.
 
Det är viktigt att du läser igenom och förstår hur vi behandlar dina personuppgifter och att du känner dig trygg med detta. Har du frågor är du alltid välkommen att kontakta oss.

Offentlighetsprincipen

Bostaden är ett kommunalt aktiebolag som lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar, inklusive personuppgifter, blir allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut till den som begär det. I vissa fall kan dock uppgifterna anses vara sekretessbelagda och lämnas därför inte ut.

Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress och kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.
 
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oavsett av om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

I vilka sammanhang och vilka personuppgifter samlar Bostaden in?

Nedan kan du läsa mer om när vi samlar in personuppgifter och vilka slags personuppgifter vi samlar in.

Denna information gäller generellt för all behandling av personuppgifter hos Bostaden. Om en annan, mer specifik information publiceras av ett av våra dotterbolag, har den företräde.

  • När du ställer dig i bostadskö
    Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera ditt bostadssökande. Det gör vi för att kunna erbjuda dig en bostad. Vi sparar uppgifterna så länge du står i vår kö. Om du inte vill stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
  • När du erbjuds en bostad av oss
    När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig, till exempel om din ekonomi och hur du har skött tidigare boende och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsavtal och andra intyg eller dokumentation som styrker din inkomst. Vid behov tar vi även in referenser från tidigare hyresvärdar. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under tiden du hyr av oss.

    Vi sparar dina uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan. Vi sparar inte kreditupplysningar eller uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst.
  • Under tiden du hyr via oss
    När du får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under tiden du hyr av oss behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och vatten, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

    Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.

    Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla olika tjänster och service till dig, samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Det gör vi för att kunna utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att delas med andra företag som kan marknadsföra sina produkter. Det kan till exempel gälla försäkringsbolag och elbolag, det vill säga erbjudanden som du kan ha nytta av i samband med att du hyr av oss.

    Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt enligt lag, till exempel hyreslagen. Det kan handla om störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

    Vi kan komma att anlita en entreprenör som hjälper till att reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassobolag eller ett företag som sköter våra it-system. Denna entreprenör kommer då att hantera dina personuppgifter. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när vi är skyldiga till det enligt lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att den överföringen är laglig.
  • När du inte längre hyr av oss
    När du har flyttat från din lägenhet måste vi spara vissa uppgifter om dig enligt vår dokumenthanteringsplan, till exempel hyresavtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara enligt bokföringslagen.

    När du säger upp ditt avtal delar vi, i enlighet med Hyreslagen, ditt namn och telefonnummer med bostadssökande för visning av lägenheten. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.

  • När du hyr förråd och bilplats av oss
    När du får ett hyresavtal för förråd eller bilplats behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar och när vi skickar information till dig som du behöver.

    När kontraktet upphör måste vi spara vissa uppgifter om dig enligt vår dokumenthanteringsplan, till exempel avtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
  • När du hyr lokal av oss
    När du hyr en kommersiell lokal av oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som avtalspart. Inför avtalsskrivning utför vi kreditprövningar och behandlar intyg, dessa sparas så länge vi har ett intresse av att skriva avtal med dig.

    Under tiden du hyr av oss behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar och när vi skickar information till dig som du behöver.

  • När du använder våra elektroniska nyckelsystem
    När du använder elektroniska nyckelsystem eller passagesystem (även kallade taggar eller brickor) för att komma in i bostäder, entréer, gemensamma lokaler och tvättstugor, hanterar vi dessa för att fullgöra vårt avtal mot dig som hyresgäst.

    Bokningsloggar och inpasseringsloggar sparas i en kalendermånad. Vi sparar vissa loggar längre om det finns anledning till det. Det kan till exempel gälla loggar där det finns en gräns för bokning av tvättstugor.

    Vi kan komma att lämna ut de uppgifterna till Polisen vid en eventuell brottsutredning.

    Vi hanterar dina personuppgifter i dessa system så länge du är hyresgäst hos oss.

Så länge lagrar vi uppgifterna

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi förvarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Dina rättigheter

Bostaden strävar efter att all information vi behandlar ska vara korrekt. Det gäller givetvis även de personuppgifter vi samlar in. Om någon uppgift visar sig vara felaktig rättar vi direkt utan dröjsmål. Du har givetvis rätt att få veta vilka uppgifter vi har registrerat om dig. Om du vill ta del av dessa uppgifter eller har andra frågor om hur vi behandlar personuppgifter, ber vi dig att kontakta oss via uppgifterna längst ner på sidan. För att inte dessa uppgifter ska hamna hos någon annan än dig själv, är det vår skyldighet att stärka din identitet innan vi lämnar ut dessa uppgifter.

Frågor och funderingar?

Om du har några frågor om denna information eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter, kan du kontakta vår kontaktperson via e-post eller skicka informationen skriftligt till vår postadress som du hittar längst ned på denna sida. Om du har klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter kan du skicka dessa till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet. Mer information hittar du på deras webb.

Ändring av denna information

Bostaden kan komma att ändra denna information. Den senaste versionen av informationen kommer alltid att publiceras på vår webb.

Kontaktuppgifter till Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig: AB Bostaden i Umeå
Postadress: Box 244, 901 06 Umeå
Telefonnummer: 090-17 75 00
E-post: gdpr@bostaden.umea.se

Version: 20180525

Kontakt

Kundcenter

Mejla: Kundcenter
Ring: 090-17 77 00

Växel

Ring: 090-17 75 00

Kvartersvärdar

Kontaktlista

Adress

Besök: Östra Kyrkogatan 2,
Moritzska gården
Post: Box 244, 901 06 Umeå

Telefontider:

Måndag–fredag 9.00–15.00

Besökstider:

Måndag–torsdag 9.00–16.30
Fredag 9.00–15.00
Lunchstängt 12–13

Journummer:

Vid allvarliga fel som inträffar efter kontorstid eller under helger ring 090-14 26 10.
Vid brand, olyckor eller inbrott ring 112.

Personuppgiftsansvarig

Mejla: gdpr@bostaden.umea.se