Uthyrning av bostäder, bilplatser och förråd

Det är viktigt för oss på AB Bostaden i Umeå (Bostaden) att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi är därför öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av dina personuppgifter. Vi avväger noga behandlingen av dina personuppgifter och följer rådande lagar, praxis samt vår branschorganisation Allmännyttans vägledning rörande personuppgiftshantering.

Denna information gäller för behandling av personuppgifter vid sökande och uthyrning till privatpersoner.

Offentlighetsprincipen

Bostaden är ett kommunalt aktiebolag som lyder under offentlighetsprincipen.

Offentlighetsprincipen innefattar en rätt för var och en att hos Bostaden ta del av allmänna handlingar. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.

Om du skickar e-post eller brev till oss, kan vi behöva spara och lagra handlingen i våra arkiv.

Om du har skyddad identitet

Har du skyddad identitet vill vi inte att du registrerar en personlig sida utan vänder dig personligen till vår Kundservice. Vi har särskilda säkerhetsrutiner för hantering av skyddade personuppgifter och därför är det är viktigt att du alltid uppger att du har skyddad identitet när du kontaktar oss så att vi kan tillse att rutinerna följs.

När behandlas dina personuppgifter?

Nedan kan du läsa mer om när vi samlar in personuppgifter och vilka slags personuppgifter vi samlar in.

För att kunna registrera dig sökande måste vi behandla dina personuppgifter. Ändamålet med behandlingen är att administrera din profil och intresseanmälningar. Personuppgifterna kan också användas för vår egen marknadsföring, vid marknadsundersökningar men även för viss statistika ändamål. Vid undersökningar och framtagande av statistik presenteras bara information på aggregerad nivå. Den lagliga grunden för behandlingen är att vi har ett berättigat intresse av att administrera din profil, marknadsföra oss, utveckla våra tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

För att ta tillvara på våra rättsliga anspråk kan vi komma att kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register. Om du söker en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.

Kom ihåg att logga in på din personliga sida minst en gång per år. Om du inte loggar in inom 12 månader inaktiveras sidan. Inom ett år, från det du blivit inaktiverad, kan du få din kötid tillbaka. Registrera en ny personlig sida. Kontakta därefter Kundcenter, vi hjälper dig att återställa din kötid. Om du är inaktiverad mer än ett år kommer dina personuppgifter automatiskt raderas från våra dataloggar. Därefter finns ingen möjlighet att återfå din kötid. Kom även ihåg att kontinuerligt uppdatera dina kontaktuppgifter. Om du inte vill behålla din sökandeprofil kan du meddela oss att du inte vill stå kvar denna, då tar vi bort dina uppgifter så snart som möjligt.

Uppdaterad 2023-05-09

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig, till exempel om din ekonomi och hur du har skött tidigare boende och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten. Vi kan även komma att behandlar anställningsavtal och annan dokumentation som styrker din inkomst. Vid behov tar vi även in referenser från tidigare hyresvärdar. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de intyg du skickar in till oss. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under tiden du hyr av oss.

Vi sparar dina uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan. Vi sparar inte kreditupplysningar eller uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst.

Uppdaterad 2022-10-01

När du får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som avtalspart. Under tiden du hyr av oss behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och vatten, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Det kan till exempel vara information som rör ditt boende eller hyresavtal, information som är viktigt att du tar del.

Vi behandlar också dina personuppgifter när så behövs för att ta tillvara på våra rättsliga anspråk enligt hyreslagen. Vi säkerställer även att sina rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet fullföljs. Det betyder att vi bland annat information om det förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten eller förrådet. Information om störningar i boendet spraras, om ärendet leder till fortsatt handläggning i två år. Vi behandlar även personuppgifter för att ta tillvara på våra rättsliga anspråk. Vi kan då komma att kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.

Vi kan även komma att behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnd eller andra berörda myndigheter såsom polisen, kronofogden,  skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

Dina personuppgifter kan komma att delas med andra företag som kan marknadsföra sina produkter. Det kan till exempel gälla försäkringsbolag och elbolag, det vill säga erbjudanden som du kan ha nytta av i samband med att du hyr av oss.

Om du väljer att betala din hyra med autogiro eller elektronisk faktura kommer vi att dela dina personuppgifter med din valda bank. Banken är själv ansvarig för den personuppgiftshantering som sker hos dem. Skulle en tredjepart registrera e-faktura eller autogiro mot ditt avtal är det den personens kontonummer alterntivt personnummer som registreras hos oss. Om tredjepart väljer att betala din avi eller direktfaktura kommer även dess namn att registreras i våra ekonomisystem.

När du säger upp ditt avtal så är du enligt Hyreslagen skyldig att ha visning av lägenheten för andra som vill hyra den. Vi lämnar därför ditt namn och dina kontaktuppgifter till sökande som enligt avtal har rätt att se på lägenheten. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.

Uppdaterad 2023-09-22

När du har flyttat från din lägenhet måste vi spara vissa uppgifter om dig enligt vår dokumenthanteringsplan, till exempel hyresavtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara enligt bokföringslagen.

När du säger upp ditt avtal så är du enligt Hyreslagen skyldig att ha visning av lägenheten för andra som vill hyra den. Vi lämnar därför ditt namn och dina kontaktuppgifter till de bostadssökande så att de kan kontakta dig för lämplig tid för visning. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.

Uppdaterad 2022-11-10

Läs om hur dina personuppgifter hanteras vid nyckelhantering här.

Om du är god man eller förvaltare till en av våra hyresgäster kommer dina personuppgifter behandlas hos oss. Vi sparar de uppgifter som finns registrerade på intyget från överförmyndarnämnden, dessa är t ex namn, kontaktuppgifter, personnummer och vem du är gode man eller förvaltare till.

Uppdaterad 2022-10-01

När du hyr någon av våra bostäder i andra hand behandlar vi dina personuppgifter för att kunna ta ställning till ansökan om andrahandsuthyrning. Detta gör vi då vi har ett berättigat intresse av att kontrollera och godkänna uthyrning i andra hand. Om du hyr en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du ska studera under tiden du hyr lägenheten/rummet i andra hand. Vi sparar dina uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan.

Hyresavier och uppgifter om förbrukning av el och vatten skickas till hyresgästen som har avtalet med oss.

Vi behandlar också dina personuppgifter när så behövs för att ta tillvara på våra rättsliga anspråk enligt hyreslagen. Vi säkerställer även att sina rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet fullföljs. Det betyder att vi bland annat information om det förekommer störningar i boendet eller skador i lägenheten. För att ta tillvara på våra rättsliga anspråk kan vi komma att kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.

Vi kan behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Det kan röra sig om betalningsförsummelser eller information om störningar i boendet.

Om du ansöker om lägenhetsbyte eller överlåtelse behandlar vi dina personuppgifter för att kunna ta ställning till den inkomna ansökan. Dessa behandlas också med stöd av en intresseavvägning.

Uppdaterad 2023-02-14

Marknadsundersökningar, enkäter och statistik

Vi behandlar personuppgifter för vår egen marknadsföring, enkäter, vid marknadsundersökningar men även för statistika ändamål.Den lagliga grunden för behandlingen är att vi har ett berättigat intresse av att marknadsföra oss, utveckla våra tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Vid undersökningar kan vi komma att behandla personuppgifter om du anger det i fritext och undanbedes därmed att ni anger några som helst personuppgifter. Vid framtagande av statistik presenteras bara information för oss på aggregerad nivå.

Underlaget där personuppgifter behandlas raderas när till exempel projektet är slutfört eller analysen verifierad. Ibland kan en av våra samarbetspartner utföra marknadsundersökningar, vi är då tydliga när det sker och skriver så kallade personuppgiftsbiträdesavtal med dessa.

Så länge lagrar vi uppgifterna

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi förvarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan. Under varje kategori kan du läsa vilka gallringstider som gäller.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?

Vi delar dina personuppgifter med mottagare:

  • Entreprenörer som hjälper till att reparera något i din lägenhet, hjälper oss med störningsjour eller avhjälper andra problem.
  • När du säger upp ditt avtal så är du enligt Hyreslagen skyldig att ha visning av lägenheten för andra som vill hyra den. Vi lämnar därför ditt namn och dina kontaktuppgifter till de bostadssökande så att de kan kontakta dig för lämplig tid för visning. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.
  • Vi använder oss av leverantörer för att till exempel få hjälp med IT-drift, systemlösningar (till exempel molntjänster och systemstöd) och i vissa fall tekniker som hjälper oss med att underhålla dessa system.
  • Samarbetspartners som hjälper oss med marknadsundersökningar
  • Vid ett flertal situationer lämnar vi ut personuppgifter till myndigheter, t.ex. lämnande av uppgifter till Skatteverket, Försäkringskassan och Kronofogden, till Socialtjänsten i samband med en orosanmälan, till Polisen i samband med en polisanmälan och till Hyresnämnden i samband med ett hyresrättsligt ärende
  • Vid uteblivna betalningar lämnar vi personuppgifter till inkassobolag som är självständigt personuppgiftsansvarig för sin inkassoverksamhet.
  • Vid utlämnande av allmänna handlingar

Behandling av dina personuppgifter utanför EU/EES

De IT-leverantörer (t ex molntjänster) som vi använder oss av kan komma att överföra personuppgifter utanför EU/EES. Detta görs om det finns stöd för överföringen enligt dataskyddsförordningen. Det innebär att överföringen kan grundas till exempel om EU-kommissionen har fattat beslut om att ett tredje land har en tillräckligt hög skyddsnivå (adekvat skyddsnivå), om det finns ett ramverk som möjliggör överföringen (t ex Privacy Shield) eller om det finns godkända standardavtalsklausuler med kompletterande säkerhetsåtgärder.

Om du vill ha mer information om hur dina personuppgifter behandlas utanför EU/EES är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna information.

Dina rättigheter

Som registrerad har du ett antal rättigheter, några av dessa är att du kan begära ut en kopia av dina personuppgifter och be oss uppdatera dom. Skulle du vilja hävda någon av dina rättigheter ber vi dig att kontakta oss via uppgifterna längst ned på sidan.

Rätt att bli informerad

Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi gör det genom denna information.

Rätt att få tillgång till dina personuppgifter

En enskild har rätt att få bekräftelse på att dennes personuppgifter behandlas av Bostaden. Om Bostaden behandlar personuppgifter har den enskilde rätt att kostnadsfritt få information om hur personuppgifterna behandlas, till exempel får den registrerade veta ändamålet med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du kan även få en kopia av de personuppgifter som behandlas om dig.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att vi rättar felaktig eller ofullständig information om dig, och att vi kompletterar din information.

Rätt att få dina personuppgifter raderad

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Det gäller om:

  • dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för
  • du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
  • du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för oss att fortsätta med behandlingen
  • dina personuppgifter har behandlats på olagligt sätt
  • dina personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av

Men i vissa fall har Bostaden ingen möjlighet att radera uppgifterna om de är nödvändiga för att följa lagkrav eller om vårat intresse att fortsätta behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse att få dem raderade. Vi följer t ex offentlighetsprincipen som reglerar hur offentliga organ får gallra i allmänna handlingar.

Du kan själv radera din sökandeprofil på din personliga sida.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade kan under vissa omständigheter kräva att Bostaden begränsar behandlingen av deras person­uppgifter. Detta kan till exempel vara efter att man gjort en invändning mot behandlingen och väntar på att frågan kontrolleras eller under den tid det tar Bostaden att kontrollera uppgifterna efter att man gjort gällande att de registrerade personuppgifterna är felaktiga.

Under den tiden får uppgifterna, med undantag för lagring, bara behandlas utan den registrerades samtycke under vissa omständigheter.

Rätt till dataportabilitet

Detta är en rätt att få data, som man själv tillhandahållit i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, överförd till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige, som man ursprungligen lämnat uppgifterna till, kan hindra det. Denna rätt gäller dock bara personuppgiftsbehandlingar som grundar sig på avtal eller samtycke och om behandlingen sker automatiserat.

Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter

Den registrerade har rätt att när som helst invända mot att personuppgifter avseende honom eller henne behandlas. Detta gäller behandlingar som utförs på grund av berättigat intresse.

Om man gör en invändning innebär det att Bostaden inte längre får behandla personuppgifterna om man inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter. Eller att Bostaden behöver behandla uppgifterna för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt att invända mot ett automatiserat beslut som i betydande grad påverkar dig

Du har rätt att invända mot ett automatiserat beslut som fattats av Bostaden om beslutet innebär rättsliga följder eller utgör ett beslut som på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

Rätt att återkalla samtycke

Du har i fall där vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke eller uttryckliga samtycke, rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen.

Rätt att lämna in ett klagomål.

Om du har frågor eller vill framställa en begäran kan du vända dig till vårt dataskyddsombud. Se kontakt­uppgifter längre ner på den här sidan.

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet över kommunens personuppgifts­behandling. Det är också dit du ska vända dig om du har klagomål på hur vår behandlar dina personuppgifter, du kan hitta kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten på deras webbplats: www.imy.se

Frågor och funderingar?

Om du har några frågor om denna information eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter, kan du kontakta oss som personuppgiftsansvarig via e-post eller skicka informationen skriftligt. Du kan också kontakta vårat dataskyddsombud kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.

Personuppgiftsansvar

AB Bostaden i Umeå, Box 244, 901 06 Umeå
Telefon: 090-17 75 00
E-post: kundcenter@bostaden.umea.se

Dataskyddsombud

Daniel Glaad/Insatt
Telefon: 073-620 01 25
E-post: dso.ukf@insatt.com

Ändring av denna information

Bostaden kan komma att ändra denna information. Den senaste versionen av informationen kommer alltid att publiceras på vår webb.

Uppdaterad 2023-11-28