Behandling av personuppgifter vid visselblåsning

Den här informationen avser behandling av personuppgifter som förekommer i visselblåsarärenden för den externa rapporteringskanalen.

När du anmäler ett ärende kan du välja att vara anonym. För våra externa handläggare kan det underlätta det fortsatta arbetet om vi kan kontakta dig för att få kompletterande uppgifter; därför kommer kontaktuppgifter efterfrågas. Det är dock alltid helt frivilligt att lämna dessa uppgifter.

Offentlighetsprincipen och sekretess

Bostaden är ett kommunalt aktiebolag som lyder under offentlighetsprincipen.

Offentlighetsprincipen innefattar en rätt för var och en att hos Bostaden ta del av allmänna handlingar. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.

Det finns sekretessbestämmelser som ska tillämpas i uppföljningsärenden enligt visselblåsarlagen. Syftet med sekretessbestämmelserna är bland annat att i uppföljningsärenden enligt visselblåsarlagen skydda den rapporterande personens identitet. Vid en eventuell brottsutredning kan anonymitet dock aldrig garanteras.

Personuppgiftsansvar och rättslig grund

Bostaden har en skyldighet att ha en extern rapporteringskanal för visselblåsning. Bostaden är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som kommer in och behandlas i visselblåsarärenden. Behandlingen av personuppgifter sker med ändamålet att mottaga ärenden, kontakta visselblåsaren samt utreda riktigheten av de påstående som kommit fram.

Rättslig förpliktelse är vår rättsliga grund för den behandling av personuppgifter som är nödvändig för att fullgöra vår skyldigheter enligt lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden och förordning om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden. Det kan också vara nödvändigt att behandla personuppgifter när visselblåsarfunktionen lämnar över visselblåsarärenden för fortsatt utredning på en tillsynsenhet. Den rättsliga grunden för behandlingen i de fallen är vårat berättigat intresse av att behandla dessa uppgifter.

Vem som kommer att ta del av uppgifterna

Dina personuppgifter kommer bara att hanteras av medarbetare hos oss som är särskilt behöriga att hantera externa visselblåsningar. Om en visselblåsning kommer in på annat sätt än via vår externa rapporteringskanal och tas emot av en anställd som inte själv har behörighet, vidarebefordras handlingarna till en behörig personal.

Personuppgifter som förekommer i visselblåsarärenden kan även komma att behandlas vid överlämnandet av uppgifter till Polismyndigheten eller annan myndighet om misstankar om brott uppstår i ett uppföljningsärende. Om en visselblåsning behöver lämnas ut som bevisning i ett rättsligt förfarande, exempelvis i en arbetsrättslig tvist eller ett brottmålsförfarande.

Behandling av dina personuppgifter utanför EU/EES

De IT-leverantörer (t ex molntjänster) som vi använder oss av kan komma att överföra personuppgifter utanför EU/EES. Detta görs om det finns stöd för överföringen enligt dataskyddsförordningen. Det innebär att överföringen kan grundas till exempel om EU-kommissionen har fattat beslut om att ett tredje land har en tillräckligt hög skyddsnivå (adekvat skyddsnivå), om det finns ett ramverk som möjliggör överföringen (t ex Privacy Shield) eller om det finns godkända standardavtalsklausuler med kompletterande säkerhetsåtgärder.

Om du vill ha mer information om hur dina personuppgifter behandlas utanför EU/EES är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna information.

Vilka personuppgifter registreras?

Inledningsvis registreras den information som du som anmälare lämnar. Vid en utredning kommer den information som behövs för att utreda ärendet att registreras, vilket primärt innefattar namn, befattning och misstanke om missförhållandet som ligger till grund för anmälan. Information kommer sedan att hämtas från de källor som anses nödvändiga för att utreda missförhållandet.

Information till den som anmäls

En person som anmäls i visselblåsartjänsten kommer att få särskild information om det. Om det skulle kunna äventyra den fortsatta utredningen, kommer informationen inte att lämnas förrän det bedöms att det inte längre föreligger någon sådan fara. Under den tiden lämnas inte heller några registerutdrag.

Så länge lagrar vi uppgifterna

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi förvarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan

Dina rättigheter

Som registrerad har du ett antal rättigheter, några av dessa är att du kan begära ut en kopia av dina personuppgifter och be oss uppdatera dom. Skulle du vilja hävda någon av dina rättigheter ber vi dig att kontakta oss via uppgifterna längst ned på sidan.

Rätt att bli informerad

Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi gör det genom denna information.

Rätt att få tillgång till dina personuppgifter

En enskild har rätt att få bekräftelse på att dennes personuppgifter behandlas av Bostaden. Om Bostaden behandlar personuppgifter har den enskilde rätt att kostnadsfritt få information om hur personuppgifterna behandlas, till exempel får den registrerade veta ändamålet med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du kan även få en kopia av de personuppgifter som behandlas om dig.

Rätt till rättelse

Du har rätt att begära att vi rättar felaktig eller ofullständig information om dig, och att vi kompletterar din information.

Rätt att få dina personuppgifter raderad

Du har rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Det gäller om:

• dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för
• du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
• du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för oss att fortsätta med behandlingen
• dina personuppgifter har behandlats på olagligt sätt
• dina personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av

Men i vissa fall har Bostaden ingen möjlighet att radera uppgifterna om de är nödvändiga för att följa lagkrav eller om vårat intresse att fortsätta behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse att få dem raderade. Vi följer t ex offentlighetsprincipen som reglerar hur offentliga organ får gallra i allmänna handlingar.

Rätt till begränsning av behandling

Den registrerade kan under vissa omständigheter kräva att Bostaden begränsar behandlingen av deras person­uppgifter. Detta kan till exempel vara efter att man gjort en invändning mot behandlingen och väntar på att frågan kontrolleras eller under den tid det tar Bostaden att kontrollera uppgifterna efter att man gjort gällande att de registrerade personuppgifterna är felaktiga.

Under den tiden får uppgifterna, med undantag för lagring, bara behandlas utan den registrerades samtycke under vissa omständigheter.

Rätt till dataportabilitet

Detta är en rätt att få data, som man själv tillhandahållit i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, överförd till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige, som man ursprungligen lämnat uppgifterna till, kan hindra det. Denna rätt gäller dock bara personuppgiftsbehandlingar som grundar sig på avtal eller samtycke och om behandlingen sker automatiserat.

Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter

Den registrerade har rätt att när som helst invända mot att personuppgifter avseende honom eller henne behandlas. Detta gäller behandlingar som utförs på grund av berättigat intresse.

Om man gör en invändning innebär det att Bostaden inte längre får behandla personuppgifterna om man inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter. Eller att Bostaden behöver behandla uppgifterna för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Rätt att invända mot ett automatiserat beslut som i betydande grad påverkar dig

Du har rätt att invända mot ett automatiserat beslut som fattats av Bostaden om beslutet innebär rättsliga följder eller utgör ett beslut som på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.

Rätt att återkalla samtycke

Du har i fall där vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke eller uttryckliga samtycke, rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen.

Rätt att lämna in ett klagomål.

Om du har frågor eller vill framställa en begäran kan du vända dig till vårt dataskyddsombud. Se kontakt­uppgifter längre ner på den här sidan.

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet över kommunens personuppgifts­behandling. Det är också dit du ska vända dig om du har klagomål på hur vår behandlar dina personuppgifter, du kan hitta kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten på deras webbplats: www.imy.se

Frågor och funderingar?

Om du har några frågor om denna information eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter, kan du kontakta oss som personuppgiftsansvarig via e-post eller skicka informationen skriftligt. Du kan också kontakta vårat dataskyddsombud kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.

Personuppgiftsansvar

AB Bostaden i Umeå, Box 244, 901 06 Umeå
Telefon: 090-17 75 00
E-post: kundcenter@bostaden.umea.se

Dataskyddsombud

Daniel Glaad/Insatt
Telefon: 073-620 01 25
E-post: dso.ukf@insatt.com

Ändring av denna information

Bostaden kan komma att ändra denna information. Den senaste versionen av informationen kommer alltid att publiceras på vår webb.

Uppdaterad 2023-06-01