Hantering av personuppgifter
På Bostaden värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Här förklarar vi hur vi samlar in och använder din personliga information och beskriver dina rättigheter.
Det är viktigt att du läser igenom och förstår hur vi behandlar dina personuppgifter och att du känner dig trygg med detta. Har du frågor är du alltid välkommen att kontakta oss.
Offentlighetsprincipen
Bostaden är ett kommunalt aktiebolag som lyder under offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar, inklusive personuppgifter, blir allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut till den som begär det. I vissa fall kan dock uppgifterna anses vara sekretessbelagda och lämnas därför inte ut.
Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress och kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oavsett av om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
I vilka sammanhang samlar Bostaden in personuppgifter och vilka personuppgifter samlas in?
Nedan kan du läsa mer om när vi samlar in personuppgifter och vilka slags personuppgifter vi samlar in.
Denna information gäller generellt för all behandling av personuppgifter hos Bostaden. Om en annan, mer specifik information publiceras av ett av våra dotterbolag, har den företräde.
När du är sökande
För att kunna registrera dig sökande måste vi behandla dina personuppgifter. Ändamålet med behandlingen är att administrera din profil och intresseanmälningar. Personuppgifterna kan också användas för vår egen marknadsföring till dig som sökande. Den lagliga grunden för behandlingen är att vi har ett berättigat intresse av att administrera din profil samt för att marknadsföra oss och behålla en god kundkontakt med dig.
Kom ihåg att logga in på din personliga sida minst en gång per år. Om du inte loggar in inom 12 månader inaktiveras sidan. Inom ett år, från det du blivit inaktiverad, kan du få din kötid tillbaka. Registrera en ny personlig sida. Kontakta därefter Kundcenter, vi hjälper dig att återställa din kötid. Om du är inaktiverad mer än ett år kommer dina personuppgifter automatiskt raderas från våra dataloggar. Därefter finns ingen möjlighet att återfå din kötid. Kom även ihåg att kontinuerligt uppdatera dina kontaktuppgifter. Om du inte vill behålla din sökandeprofil kan du meddela oss att du inte vill stå kvar denna, då tar vi bort dina uppgifter så snart som möjligt.
När du erbjuds ett avtal av oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig, till exempel om din ekonomi och hur du har skött tidigare boende och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsavtal och andra intyg eller dokumentation som styrker din inkomst. Vid behov tar vi även in referenser från tidigare hyresvärdar. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de intyg du skickar in till oss. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under tiden du hyr av oss.
Vi sparar dina uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan. Vi sparar inte kreditupplysningar eller uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst.
Under tiden du hyr via oss
När du får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som avtalspart. Under tiden du hyr av oss behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och vatten, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.
Vi kan behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.
Vi behandlar också dina personuppgifter när så behövs för att säkerställa att dina rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet fullföljs. Det kan vi behöva göra om det exempelvis förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi behandlar också dina personuppgifter för att säkerställa att det är du som kontraktsinnehavare som bor i lägenheten. Vi kan även behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna erbjuda olika tjänster eller service till dig, samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Detta gör vi då vi har ett berättigat intresse av att utveckla, sälja och förbättra våra produkter och tjänster samt behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att delas med andra företag som kan marknadsföra sina produkter. Det kan till exempel gälla försäkringsbolag och elbolag, det vill säga erbjudanden som du kan ha nytta av i samband med att du hyr av oss.
Om du väljer att betala din hyra med autogiro eller elektronisk faktura kommer vi att dela dina personuppgifter med din valda bank. Banken är själv ansvarig för den personuppgiftshantering som sker hos dem.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt enligt lag, till exempel hyreslagen. Det kan handla om störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.
När du inte längre hyr av oss
När du har flyttat från din lägenhet måste vi spara vissa uppgifter om dig enligt vår dokumenthanteringsplan, till exempel hyresavtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara enligt bokföringslagen.
När du säger upp ditt avtal delar vi, i enlighet med Hyreslagen, ditt namn och kontaktuppgifter med bostadssökande för visning av lägenheten. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.
När du hyr förråd och bilplats av oss
När du får ett hyresavtal för förråd eller bilplats behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar och när vi skickar information till dig som du behöver.
När kontraktet upphör måste vi spara vissa uppgifter om dig enligt vår dokumenthanteringsplan, till exempel avtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.
När du hyr lokal av oss
När du hyr en kommersiell lokal av oss behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som avtalspart. Inför avtalsskrivning utför vi kreditprövningar och behandlar intyg, dessa sparas så länge vi har ett intresse av att skriva avtal med dig.
Under tiden du hyr av oss behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar och när vi skickar information till dig som du behöver.
När du använder någon av våra nycklar
När du hämtar ut nycklar av oss kvitteras dessa ut genom en nyckelkvittens, vi kan även komma att ta in fullmakter för nycklar. Dessa behöver vi för att säkerställa ett säkert utlämnande av nycklar i enlighet med hyresavtalet.
När du använder elektroniska nyckelsystem eller passagesystem (även kallade taggar eller brickor) för att komma in i bostäder, entréer, gemensamma lokaler och tvättstugor, hanterar vi dessa för att fullgöra vårt avtal mot dig som hyresgäst.
Bokningsloggar och inpasseringsloggar sparas i en kalendermånad. Vi sparar vissa loggar längre om det finns anledning till det. Det kan till exempel gälla loggar där det finns en gräns för bokning av tvättstugor.
Vi kan komma att lämna ut de uppgifterna till Polisen vid en eventuell brottsutredning.
Vi hanterar dina personuppgifter i dessa system så länge du är hyresgäst hos oss.
När du hyr i andra hand, byter eller överlåter lägenheten
När du hyr någon av våra bostäder i andra hand behandlar vi dina personuppgifter för att kunna ta ställning till ansökan om andrahandsuthyrning. Detta gör vi då vi har ett berättigat intresse av att kontrollera och godkänna uthyrning i andra hand. Om du hyr en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du ska studera under tiden du hyr lägenheten/rummet i andra hand. Vi sparar dina uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan. Hyresavier och uppgifter om förbrukning av el och vatten skickas till hyresgästen som har avtalet med oss.
Om du ansöker om lägenhetsbyte eller överlåtelse behandlar vi dina personuppgifter för att kunna ta ställning till den inkomna ansökan. Dessa behandlas också med stöd av en intresseavvägning. Om vi beviljar ansökan om lägenhetsbyte eller överlåtelse behandlas uppgifterna som vi har beskrivit ovan.
Om du är god man, förvaltare eller borgens man
Om du är god man eller förvaltare till en av våra hyresgäster kommer dina personuppgifter behandlas hos oss. Vi sparar de uppgifter som finns registrerade på intyget från överförmyndarnämnden, dessa är t ex namn, kontaktuppgifter, personnummer och vem du är gode man eller förvaltare till.
När du fotograferas på något av de evenemang vi arrangerar eller deltar i
För att kunna informera allmänheten om vår verksamhet händer det att vi fotograferar och filmar på evenemang som vi arrangerar eller deltar i. Materialet kan komma att publiceras i någon av våra kommunikationskanaler. Vi har ett berättigat intresse av att publicera materialet och kommer att behandla det enligt interna riktlinjer för bilder och filmer. Ibland kan vi komma att dela materialet med våra samarbetspartners som har varit delaktiga i evenemanget.
Om filmer eller bilder används av oss i reklamsammanhang är den rättsliga grunden samtycke eller avtal.
Om du vet med dig att du har fotograferats och inte vill vara med i våra publiceringar kan du kontakta oss på kundcenter@bostaden.umea.se
När du kontaktar oss
När du kontaktar oss via e-post eller genom sociala medier hanterar vi dina kontaktuppgifter med stöd av den rättsliga grunden intresseavvägning. Behandlingen är nödvändig för att kunna kommunicera med dig och svara på dina frågor. Om du använder sociala medier (det vill säga en tredjepartsplattform som till exempel Facebook eller Instagram) är det viktigt att du läser deras information om personuppgiftshantering.
Så länge lagrar vi uppgifterna
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi förvarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.
Till vilka kan personuppgifter lämnas ut?
Bostaden använder sig av olika leverantörer för att till exempel få hjälp med IT-drift, systemlösningar (till exempel molntjänster och systemstöd) och i vissa fall tekniker som hjälper oss med att underhålla dessa system. De leverantörer vi anlitar får inte hantera våra kunders personuppgifter på annat sätt än vad vi anger för varje specifik behandling.
Vi kan komma att anlita en entreprenör som hjälper till att reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el eller ett inkassobolag. Denna entreprenör kommer då att hantera dina personuppgifter. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när vi är skyldiga till det enligt lag eller myndighetsbeslut.
Bostaden kan också få en begäran om att lämna ut allmänna handlingar (som i sin tur kan innehålla personuppgifter ) till enskilda eller företag. Bostaden lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Före ett utlämnande genomförs alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att den överföringen är laglig.
Dina rättigheter
Som registrerad har du ett antal rättigheter, några av dessa är att du kan begära ut en kopia av dina rättigheter och be oss uppdatera dom. Skulle du vilja hävda någon av dina rättigheter ber vi dig att kontakta oss via uppgifterna längst ned på sidan.
Dina rättigheter:
- Du har rätt att få information om behandlingen av dina personuppgifter
- Du har rätt att begära ut en kopia av dina personuppgifter
- Du har rätt att begära att vi rättar dina personuppgifter
- Du har rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter
- Du har rätt att begära att vi tillfälligt inte behandlar dina personuppgifter för ett specifikt ändamål
- Du har rätt att flytta dina personuppgifter
- Du har rätt att motsäga dig automatiserat beslutsfattande
Om du har klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter kan du skicka dessa till Integritetsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet. Mer information hittar du på deras webb.
Frågor och funderingar?
Om du har några frågor om denna information eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter, kan du kontakta vår kontaktperson via e-post eller skicka informationen skriftligt till vår postadress som du hittar längst ned på denna sida.
Ändring av denna information
Bostaden kan komma att ändra denna information. Den senaste versionen av informationen kommer alltid att publiceras på vår webb.
Kontaktuppgifter till Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig: AB Bostaden i Umeå
Postadress: Box 244, 901 06 Umeå
Telefonnummer: 090-17 75 00
Dataskyddsombud: Marcus Broman
E-post till GDPR-gruppen: kundcenter@bostaden.umea.se
Version: 2020-12-02