På AB Bostaden i Umeå värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Vi avväger noga behandlingen av dina personuppgifter och följer rådande lagar, praxis samt vår branschorganisation Allmännyttans vägledning rörande personuppgiftshantering.
Det är viktigt att du läser igenom och förstår hur vi behandlar dina personuppgifter och att du känner dig trygg med detta. Har du frågor är du alltid välkommen att kontakta oss.
Denna information gäller generellt för behandling av personuppgifter för våra entreprenörer.
Offentlighetsprincipen
Bostaden är ett kommunalt aktiebolag som lyder under offentlighetsprincipen.
Offentlighetsprincipen innefattar en rätt för var och en att hos Bostaden ta del av allmänna handlingar. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.
Om du skickar e-post eller brev till oss, kan vi behöva spara och lagra handlingen i våra arkiv.
När behandlas dina personuppgifter?
Representerar du ett företag som inleder ett samarbete med oss behöver vi behandla ett flertal uppgifter om dig. Då behöver vi exempelvis namn, kontaktuppgifter och annat som underlättar eller reglerar vårt samarbete.
Den lagliga grunden för behandling är avtalet mellan Bostaden och leverantören.
- Administrering avtal med leverantörer och samarbetspartners
Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig eller din arbetsgivare för att kunna ingå, administrera och hantera leverantörs- och samarbetsavtal. De personuppgifter vi samlar in är bland annat men inte uteslutande namn, kontaktuppgifter, arbetsgivare och yrkestitel. Detta gör vi då vi har ett berättigat intresse av att komma i kontakt med dig och för att kunna fullgöra leverantörs- och samarbetsavtal överväger den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter att inte få sina personuppgifter behandlade. Vi kan även komma att hantera personnummer i de fall du har en enskild firma, detta behövs för att kunna säkerställa att du är rätt avtalspart. Vi kan även komma att ta en kreditkontroll eller kontrollera uppgifter mot offentliga register.
Vi raderar dina kontaktuppgifter när vi fått information om en ny kontaktperson.
- När du registreras i något av våra system
I vissa fall registreras du i något av våra IT-system, det kan till exempel vara fastighetssystem. Detta gör du för att till exempel komma åt uppgifter som är nödvändiga för att du skall kunna utföra en arbetsuppgift enligt entreprenörsavtalet.
- När du använder våra nycklar eller taggar
När du hämtar ut nycklar skrivs det på en nyckelkvittens för att säkerställa vem som hämtat ut nyckeln.
Läs mer om hur dina personuppgifter hanteras vid nyckelhantering här.
- Kameraövervakning i ”Stallet”
I samband med att du hämtar ut nycklar i ”Stallet” kommer du vara föremål för kamerabevakning. Vi använder oss av övervakningskameror med det berättigade intresset av att förebygga, upptäcka/utreda sabotage, intrång eller andra brott samt säkerställa trygghet för alla som vistas i Stallet.
Realtidsbevakning kan förekomma och inspelat material sparas i högst 30 dagar. Vi kan komma att dela uppgifterna med t ex rättsvårdande myndigheter. Skyltar finns uppsatta på de ställen där Bostaden kamerabevakar. All kamerabevakning inom Bostaden verksamhet sker enligt Integritetsskyddsmyndigheten regler, Allmännyttans branschstandard och Bostadens riktlinjer för kamerabevakning.
Så länge lagrar vi uppgifterna
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi förvarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan. Under varje kategori kan du läsa vilka gallringstider som gäller.
Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Vi delar dina personuppgifter med våra samarbetspartner och leverantörer. Vi använder oss av leverantörer för att till exempel få hjälp med IT-drift, systemlösningar (till exempel molntjänster och systemstöd) och i vissa fall tekniker som hjälper oss med att underhålla dessa system. De leverantörer vi anlitar får inte hantera våra kunders personuppgifter på annat sätt än vad vi anger för varje specifik behandling.
Bostaden lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Före ett utlämnande genomförs alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Behandling av dina personuppgifter utanför EU/EES
De IT-leverantörer (t ex molntjänster) som vi använder oss av kan komma att överföra personuppgifter utanför EU/EES. Detta görs om det finns stöd för överföringen enligt dataskyddsförordningen. Det innebär att överföringen kan grundas till exempel om EU-kommissionen har fattat beslut om att ett tredje land har en tillräckligt hög skyddsnivå (adekvat skyddsnivå), om det finns ett ramverk som möjliggör överföringen (t ex Privacy Shield) eller om det finns godkända standardavtalsklausuler med kompletterande säkerhetsåtgärder.
Om du vill ha mer information om hur dina personuppgifter behandlas utanför EU/EES är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna information.
Dina rättigheter
Som registrerad har du ett antal rättigheter, några av dessa är att du kan begära ut en kopia av dina personuppgifter och be oss uppdatera dom. Skulle du vilja hävda någon av dina rättigheter ber vi dig att kontakta oss via uppgifterna längst ned på sidan.
Rätt att bli informerad
Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi gör det genom denna information.
Rätt att få tillgång till dina personuppgifter
En enskild har rätt att få bekräftelse på att dennes personuppgifter behandlas av Bostaden. Om Bostaden behandlar personuppgifter har den enskilde rätt att kostnadsfritt få information om hur personuppgifterna behandlas, till exempel får den registrerade veta ändamålet med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du kan även få en kopia av de personuppgifter som behandlas om dig.
Rätt till rättelse
Du har rätt att begära att vi rättar felaktig eller ofullständig information om dig, och att vi kompletterar din information.
Rätt att få dina personuppgifter raderad
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Det gäller om:
- dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för
- du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
- du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för oss att fortsätta med behandlingen
- dina personuppgifter har behandlats på olagligt sätt
- dina personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av
Men i vissa fall har Bostaden ingen möjlighet att radera uppgifterna om de är nödvändiga för att följa lagkrav eller om vårat intresse att fortsätta behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse att få dem raderade. Vi följer t ex offentlighetsprincipen som reglerar hur offentliga organ får gallra i allmänna handlingar.
Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade kan under vissa omständigheter kräva att Bostaden begränsar behandlingen av deras personuppgifter. Detta kan till exempel vara efter att man gjort en invändning mot behandlingen och väntar på att frågan kontrolleras eller under den tid det tar Bostaden att kontrollera uppgifterna efter att man gjort gällande att de registrerade personuppgifterna är felaktiga.
Under den tiden får uppgifterna, med undantag för lagring, bara behandlas utan den registrerades samtycke under vissa omständigheter.
Rätt till dataportabilitet
Detta är en rätt att få data, som man själv tillhandahållit i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, överförd till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige, som man ursprungligen lämnat uppgifterna till, kan hindra det. Denna rätt gäller dock bara personuppgiftsbehandlingar som grundar sig på avtal eller samtycke och om behandlingen sker automatiserat.
Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter
Den registrerade har rätt att när som helst invända mot att personuppgifter avseende honom eller henne behandlas. Detta gäller behandlingar som utförs på grund av berättigat intresse.
Om man gör en invändning innebär det att Bostaden inte längre får behandla personuppgifterna om man inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter. Eller att Bostaden behöver behandla uppgifterna för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Rätt att invända mot ett automatiserat beslut som i betydande grad påverkar dig
Du har rätt att invända mot ett automatiserat beslut som fattats av Bostaden om beslutet innebär rättsliga följder eller utgör ett beslut som på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.
Rätt att återkalla samtycke
Du har i fall där vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke eller uttryckliga samtycke, rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen.
Rätt att lämna in ett klagomål.
Om du har frågor eller vill framställa en begäran kan du vända dig till vårt dataskyddsombud. Se kontaktuppgifter längre ner på den här sidan.
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet över kommunens personuppgiftsbehandling. Det är också dit du ska vända dig om du har klagomål på hur vår behandlar dina personuppgifter, du kan hitta kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten på deras webbplats: www.imy.se
Frågor och funderingar?
Om du har några frågor om denna information eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter, kan du kontakta oss som personuppgiftsansvarig via e-post eller skicka informationen skriftligt. Du kan också kontakta vårat dataskyddsombud kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.
Personuppgiftsansvar
AB Bostaden i Umeå, Box 244, 901 06 Umeå
Telefon: 090-17 75 00
E-post: kundcenter@bostaden.umea.se
Dataskyddsombud
Daniel Glaad/Insatt
Telefon: 073-620 01 25
E-post: dso.ukf@insatt.com
Ändring av denna information
Bostaden kan komma att ändra denna information. Den senaste versionen av informationen kommer alltid att publiceras på vår webb.
Uppdaterad 2023-04-26