Uthyrning till privatpersoner

För att kunna registrera dig som Sökande måste vi behandla dina personuppgifter. Ändamålet med behandlingen är att administrera din profil och intresseanmälningar. Personuppgifterna kan också användas för vår egen marknadsföring, vid marknadsundersökningar men även för vissa statistiska ändamål. Vid undersökningar och framtagande av statistik presenteras bara information på aggregerad nivå. Den lagliga grunden för behandlingen är att vi har ett berättigat intresse av att administrera din profil, marknadsföra oss, utveckla våra tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. 

För att ta tillvara på våra rättsliga anspråk kan vi komma att kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register. Om du söker en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering. 

Kom ihåg att logga in på din personliga sida minst en gång per år. Om du inte loggar in inom 12 månader inaktiveras sidan. Inom ett år, från det du blivit inaktiverad, kan du få din kötid tillbaka. Registrera en ny personlig sida. Kontakta därefter Uthyrning, vi hjälper dig att återställa din kötid. Om du är inaktiverad mer än ett år kommer dina personuppgifter automatiskt raderas från våra dataloggar. Därefter finns ingen möjlighet att återfå din kötid. Kom även ihåg att kontinuerligt uppdatera dina kontaktuppgifter. Om du inte vill behålla din sökandeprofil kan du meddela oss att du inte vill stå kvar denna, då tar vi bort dina uppgifter så snart som möjligt. 

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig, till exempel om din ekonomi och hur du har skött tidigare boende och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten. Vi kan även komma att behandlar anställningsavtal och annan dokumentation som styrker din inkomst. Vid behov tar vi även in referenser från tidigare hyresvärdar. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de intyg du skickar in till oss. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under tiden du hyr av oss. 

Vi sparar dina uppgifter enligt vår dokumenthanteringsplan. Vi sparar inte kreditupplysningar eller uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst. 

För att hämta ut nycklar, taggar och brickor skrivs en nyckelkvittens på, vi tar in dina personuppgifter för att säkerställa att du har rättigheter till de lokaler nyckeln avser. Detta gör vi då vi har ett berättigat intresse att fullgöra hyresavtalet. 

När du får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som avtalspart.  

Vi behandlar dina personuppgifter när så behövs för att ta vara på våra rättsliga anspråk enligt hyreslagen. Vi säkerställer även att dina rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet fullföljs. Det betyder att vi bland annat behandlar information om det förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten eller förrådet. Information om störningar i boendet sparas, om ärendet leder till fortsatt handläggning, i 2 år.  

Ibland kan vi behöva kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register, exempelvis om du bor i en studentbostad behöver vi kontrollera att du är student. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering. 

Vi kan även komma att behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnd eller andra berörda myndigheter såsom polisen, Kronofogden, Skatteverket eller annan myndighet vid utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut. 

Dina personuppgifter kan komma att delas med andra företag som kan marknadsföra sina produkter. Det kan till exempel gälla försäkringsbolag och elbolag, det vill säga erbjudanden som du kan ha nytta av i samband med att du hyr av oss. 

Under tiden du hyr av oss behandlar vi bland annat dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier, hanterar dina betalningar och inhämtar uppgifter om förbrukning av el och vatten.
Om du väljer att betala din hyra med autogiro eller elektronisk faktura kommer vi att dela dina personuppgifter med din valda bank. Banken är själv personuppgiftsansvarig för den behandling som sker hos dem. Om en tredje part registrerar e-faktura eller autogiro för ditt avtal registreras den personens kontonummer eller personnummer hos oss. Om en tredje part betalar din hyresavi eller direktfaktura registreras även den personens namn i våra ekonomisystem. 

När du använder elektroniska nyckelsystem eller passagesystem (även kallade taggar eller brickor) för att komma in i bostäder, garage, entréer, gemensamma lokaler och tvättstugor, hanterar vi dessa med laglig grund Avtal, för att fullgöra vårt avtal mot dig som hyresgäst samt berättigat intresse. Bokningsloggar och inpasseringsloggar sparas i en kalendermånad. Vi sparar vissa loggar längre om det finns anledning till det. Det kan till exempel gälla loggar där det finns en gräns för bokning av tvättstugor. 

Utlämnande av loggar: Vi kan komma att lämna ut loggar till rättsvårdande myndighet vid en eventuell brottsutredning. 

Andrahandsuthyrning, lägenhetsbyte eller överlåtelse  

Vi behandlar dina personuppgifter när du ansöker om att få hyra en lägenhet i andra hand, för lägenhetsbyten eller överlåtelse av hyresrätt. Detta gäller oavsett om det sker direkt eller via en avtalspart såsom Umeå Kommun eller Umeå Universitet. 

• Ansökan om andrahandsuthyrning, lägenhetsbyte eller överlåtelse av hyresrätt 

Om du ansöker om att hyra i andra hand, om att byta lägenhet med en annan hyresgäst, eller om att överlåta din hyresrätt till en närstående eller sambo, behandlar vi de personuppgifter som du och i förekommande fall din motpart (den du vill byta med eller den tilltänkte övertagaren) lämnar i samband med ansökan. Det kan innebära namn, personnummer och kontaktuppgifter samt, vid överlåtelse, uppgifter om er relation och hushållsgemenskap. Om du ansöker om en studentbostad behandlar vi även antagningsbesked eller andra intyg som styrker att du studerar. 

Vi behandlar uppgifterna för att kunna bedöma och ta ställning till ansökan, det vill säga för att pröva om förutsättningarna för andrahandsuthyrning, byte eller överlåtelse är uppfyllda enligt hyreslagen. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att kontrollera och godkänna andrahandsuthyrningar, byten och överlåtelser i enlighet med gällande lagstiftning. 

Om ansökan godkänns behandlar vi uppgifterna vidare för att administrera andrahandsuthyrningen respektive för att upprätta nytt hyresavtal med övertagaren eller den nya hyresgästen. Ansökan sparas i 4 år efter att den inkommit. 

• Registrering av andrahandshyresgäst 

När en andrahandsuthyrning är godkänd registrerar vi ditt namn och personnummer i våra verksamhetssystem. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att som fastighetsägare känna till vem som nyttjar våra bostäder. Vi sparar uppgifterna i två år efter att andrahandsuthyrningen avslutats. 

Om du hyr via Umeå Kommun, Umeå Universitet eller någon annan av våra avtalsparter lämnar dessa uppgifter om dig (namn och personnummer) till oss i samband med att uthyrningen påbörjas. 

När du har flyttat från din lägenhet måste vi spara vissa uppgifter om dig enligt vår dokumenthanteringsplan, till exempel hyresavtalet. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara enligt bokföringslagen. 

När du säger upp ditt avtal så är du enligt Hyreslagen skyldig att ha visning av lägenheten för andra som vill hyra den. Vi lämnar därför ditt namn och dina kontaktuppgifter till sökande som enligt avtal har rätt att se på lägenheten. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering. 

Om du är god man eller förvaltare till en av våra hyresgäster kommer dina personuppgifter behandlas hos oss. Vi sparar de uppgifter som finns registrerade på intyget från överförmyndarnämnden, dessa är t ex namn, kontaktuppgifter, personnummer och vem du är gode man eller förvaltare till. 

Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning som krävs för att säkerställa att rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet fullgörs. Det kan bland annat innebära att vi dokumenterar störningar i boendet eller skador i lägenheten. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att skydda och tillvarata våra rättsliga anspråk. 

Vi kan även komma att kontrollera dina personuppgifter mot offentliga register. Om du hyr en studentbostad kan det innebära att vi kontrollerar att du fortfarande är registrerad som studerande. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse. 

Vi kan behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter, till exempel vid betalningsförsummelse eller störningar i boendet. Den rättsliga grunden är en rättslig förpliktelse eller vårt berättigade intresse. 

Som vi angett ovan behandlar vi i många situationer dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning. Intresseavvägningen innebär att vi behandlar dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig för ändamål som rör våra berättigade intressen. Våra berättigade intressen kommer endast att utgöra en laglig grund för behandling av dina personuppgifter om dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter inte väger tyngre än våra berättigade intressen. Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen eller invända mot den är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges nedan.