Uthyrning av kommersiella lokaler och bilplatser
Det är viktigt för oss på AB Bostaden i Umeå (Bostaden) att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi är därför öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av dina personuppgifter. Vi avväger noga behandlingen av dina personuppgifter och följer rådande lagar, praxis samt vår branschorganisation Allmännyttans vägledning rörande personuppgiftshantering.
Denna information gäller för behandling av personuppgifter vid uthyrning av kommersiella lokaler och bilplatser.
Offentlighetsprincipen
Bostaden är ett kommunalt aktiebolag som lyder under offentlighetsprincipen.
Offentlighetsprincipen innefattar en rätt för var och en att hos Bostaden ta del av allmänna handlingar. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.
Om du skickar e-post eller brev till oss, kan vi behöva spara och lagra handlingen i våra arkiv.
När behandlas dina personuppgifter?
Nedan kan du läsa mer om när vi samlar in personuppgifter och vilka slags personuppgifter vi samlar in.
Sökande och kommunikation om lediga objekt
Vi behandlar den sökandes personuppgifter för att enkelt komma i kontakt med sökande men även för att sköta administration och ingå avtal med sökande. Det betyder att vi behandlar kontaktuppgifter, personnummer och tar kreditprövningar inför en avtalsskrivning. Kreditprövningar och intyg sparas så länge vi har ett intresse av att skriva avtal med dig.
Vi behandlar denna information då vi har ett berättigat intresse av att ingå hyresavtal med den sökande. Personnummer hanteras då den sökande har en enskild firma. När den sökande inte längre är intresserad av ett avtal slutar vi behandla personuppgifter.
Under hyresförhållandet
Under tiden du hyr av oss behandlar dina personuppgifter för avtalstecknande, när vi skickar ut hyresavier och när vi skickar information till angående din lokal. Detta gör vi få vi har ett berättigat intresse av att kommunicera med den person som är avtalspart.
För att kunna hantera och administrera betalningar så som registrering av betalning eller hantering av avsteg från hyresbetalningar hanteras personuppgifter. Detta då vi har ett berättigat intresse av att kunna fullgöra hyresavtalet samt ta tillvara på våra rättsliga anspråk enligt hyreslagen och hyresavtalet.
Vi behandlar också personuppgifter när så behövs för att ta tillvara på våra rättsliga anspråk enligt hyreslagen. Det betyder att vi bland annat information om det förekommer störningar, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lokalen eller förrådet.
Om hyran betalas med autogiro eller elektronisk faktura kommer vi att dela personuppgifter med den aktuella banken. Banken är själv ansvarig för den personuppgiftshantering som sker hos dem.
Läs mer om hur dina personuppgifter hanteras vid anvädning av digitala nycklar och taggar här.
Marknadsföring
Vi behandlar också personuppgifter för vår egen marknadsföring, enkäter, vid marknadsundersökningar men även för viss statistika ändamål. Vid undersökningar och framtagande av statistik presenteras bara information på aggregerad nivå. Den lagliga grunden för behandlingen är att vi har ett berättigat intresse av att marknadsföra oss, utveckla våra tjänster och behålla en god kundkontakt med våra intressenter.
Så länge lagrar vi uppgifterna
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi förvarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan. Under varje kategori kan du läsa vilka gallringstider som gäller.
Vem har tillgång till dina personuppgifter?
Vi delar dina personuppgifter med mottagare:
- Entreprenörer som hjälper till att reparera något i din lokal, hjälper oss med störningsjour eller avhjälper andra problem.
- När du säger upp ditt avtal så är du enligt Hyreslagen skyldig att ha visning av lägenheten för andra som vill hyra den. Vi lämnar därför ditt namn och dina kontaktuppgifter till de sökande så att de kan kontakta dig för lämplig tid för visning. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra fastställda rutiner för sådan hantering.
- Vi använder oss av leverantörer för att till exempel få hjälp med IT-drift, systemlösningar (till exempel molntjänster och systemstöd) och i vissa fall tekniker som hjälper oss med att underhålla dessa system.
- Vid ett flertal situationer lämnar vi ut personuppgifter till myndigheter, t.ex. lämnande av uppgifter till Skatteverket, Försäkringskassan och Kronofogden, till Polisen i samband med en polisanmälan och till Hyresnämnden i samband med ett hyresrättsligt ärende
- Vid uteblivna betalningar lämnar vi personuppgifter till inkassobolag som är självständigt personuppgiftsansvarig för sin inkassoverksamhet.
- Vid utlämnande av allmänna handlingar
Behandling av dina personuppgifter utanför EU/EES
De IT-leverantörer (t ex molntjänster) som vi använder oss av kan komma att överföra personuppgifter utanför EU/EES. Detta görs om det finns stöd för överföringen enligt dataskyddsförordningen. Det innebär att överföringen kan grundas till exempel om EU-kommissionen har fattat beslut om att ett tredje land har en tillräckligt hög skyddsnivå (adekvat skyddsnivå), om det finns ett ramverk som möjliggör överföringen (t ex Privacy Shield) eller om det finns godkända standardavtalsklausuler med kompletterande säkerhetsåtgärder.
Om du vill ha mer information om hur dina personuppgifter behandlas utanför EU/EES är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna information.
Dina rättigheter
Som registrerad har du ett antal rättigheter, några av dessa är att du kan begära ut en kopia av dina personuppgifter och be oss uppdatera dom. Skulle du vilja hävda någon av dina rättigheter ber vi dig att kontakta oss via uppgifterna längst ned på sidan.
Rätt att bli informerad
Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi gör det genom denna information.
Rätt att få tillgång till dina personuppgifter
En enskild har rätt att få bekräftelse på att dennes personuppgifter behandlas av Bostaden. Om Bostaden behandlar personuppgifter har den enskilde rätt att kostnadsfritt få information om hur personuppgifterna behandlas, till exempel får den registrerade veta ändamålet med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du kan även få en kopia av de personuppgifter som behandlas om dig.
Rätt till rättelse
Du har rätt att begära att vi rättar felaktig eller ofullständig information om dig, och att vi kompletterar din information.
Rätt att få dina personuppgifter raderad
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Det gäller om:
- dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för
- du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
- du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för oss att fortsätta med behandlingen
- dina personuppgifter har behandlats på olagligt sätt
- dina personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av
Men i vissa fall har Bostaden ingen möjlighet att radera uppgifterna om de är nödvändiga för att följa lagkrav eller om vårat intresse att fortsätta behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse att få dem raderade. Vi följer t ex offentlighetsprincipen som reglerar hur offentliga organ får gallra i allmänna handlingar.
Du kan själv radera din sökandeprofil på din personliga sida.
Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade kan under vissa omständigheter kräva att Bostaden begränsar behandlingen av deras personuppgifter. Detta kan till exempel vara efter att man gjort en invändning mot behandlingen och väntar på att frågan kontrolleras eller under den tid det tar Bostaden att kontrollera uppgifterna efter att man gjort gällande att de registrerade personuppgifterna är felaktiga.
Under den tiden får uppgifterna, med undantag för lagring, bara behandlas utan den registrerades samtycke under vissa omständigheter.
Rätt till dataportabilitet
Detta är en rätt att få data, som man själv tillhandahållit i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, överförd till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige, som man ursprungligen lämnat uppgifterna till, kan hindra det. Denna rätt gäller dock bara personuppgiftsbehandlingar som grundar sig på avtal eller samtycke och om behandlingen sker automatiserat.
Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter
Den registrerade har rätt att när som helst invända mot att personuppgifter avseende honom eller henne behandlas. Detta gäller behandlingar som utförs på grund av berättigat intresse.
Om man gör en invändning innebär det att Bostaden inte längre får behandla personuppgifterna om man inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter. Eller att Bostaden behöver behandla uppgifterna för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Rätt att invända mot ett automatiserat beslut som i betydande grad påverkar dig
Du har rätt att invända mot ett automatiserat beslut som fattats av Bostaden om beslutet innebär rättsliga följder eller utgör ett beslut som på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.
Rätt att återkalla samtycke
Du har i fall där vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke eller uttryckliga samtycke, rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen.
Rätt att lämna in ett klagomål.
Om du har frågor eller vill framställa en begäran kan du vända dig till vårt dataskyddsombud. Se kontaktuppgifter längre ner på den här sidan.
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet över kommunens personuppgiftsbehandling. Det är också dit du ska vända dig om du har klagomål på hur vår behandlar dina personuppgifter, du kan hitta kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten på deras webbplats: www.imy.se
Frågor och funderingar?
Om du har några frågor om denna information eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter, kan du kontakta oss som personuppgiftsansvarig via e-post eller skicka informationen skriftligt. Du kan också kontakta vårat dataskyddsombud kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.
Personuppgiftsansvar
AB Bostaden i Umeå, Box 244, 901 06 Umeå
Telefon: 090-17 75 00
E-post: kundcenter@bostaden.umea.se
Dataskyddsombud
Daniel Glaad/Insatt
Telefon: 073-620 01 25
E-post: dso.ukf@insatt.com
Ändring av denna information
Bostaden kan komma att ändra denna information. Den senaste versionen av informationen kommer alltid att publiceras på vår webb.
Uppdaterad 2023-04-26