Arbetssökandes personuppgifter
På AB Bostaden i Umeå värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar en hög nivå av dataskydd. Det är viktigt att du läser igenom och förstår hur vi behandlar dina personuppgifter och att du känner dig trygg med detta. Har du frågor är du alltid välkommen att kontakta oss.
Har du frågor om rekryteringsprocessen eller rekryteringsdatabasen kan du vända dig till vår HR-avdelning på hr@bostaden.umea.se eller ring oss på 090-17 77 00 och efterfråga vår HR-avdelning.
Om du har skyddad identitet
Har du skyddad identitet vill vi inte att du registrerar dina ansökan i rekryteringssystemet utan vänder dig personligen till vår HR-avdelning. Vi har särskilda säkerhetsrutiner för hantering av skyddade personuppgifter och därför är det är viktigt att du alltid uppger att du har skyddad identitet när du kontaktar oss så att vi kan tillse att rutinerna följs.
Offentlighetsprincipen
Bostaden är ett kommunalt aktiebolag som lyder under offentlighetsprincipen.
Offentlighetsprincipen innefattar en rätt för var och en att hos Bostaden ta del av allmänna handlingar. Denna rätt gäller dock inte om handlingarna innehåller uppgifter som är belagda med sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen gäller för personuppgift om det kan antas att ett utlämnande skulle medföra att uppgiften behandlas i strid med Dataskyddsförordningen.
I vilka sammanhang samlar Bostaden in personuppgifter och vilka personuppgifter samlas in?
När du söker jobb hos oss behandlar vi dina personuppgifter med ändamålet att kunna fullgöra de uppgifter som är nödvändiga i samband med rekrytering, dvs för att kontakta dig, boka in intervjuer samt bedöma din ansökan. Vi kan även komma att genomföra personlighetstester, drog- och alkoholtester och bakgrundskontroller i rekryteringsprocessen.Detta gör vi på de lagliga grunderna:
- Berättigat intresse av att granska ansökan samt bedöma och utvärdera lämpligheten ansökan.
- Fullgöra ett avtal eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås.
- Rättslig förpliktelse att följa lagar som offentlig anställning (1994:260) och offentlig och sekretesslagen (2009:400).
Utöver de personuppgifter du lämnar direkt till oss använder vi oss av ett rekryteringssystem. Rekryteringssystemet lämnar, efter din registrering och ansökan dina personuppgifter till oss, vi tar då över ansvaret av dina personuppgifter. Kategorier av personuppgifter vi samlar in detta skede är namn, kontaktuppgifter, födelsenummer, arbetslivserfarenheter, utbildningar, referenser, språk men även den information du väljer att delge oss i en CV eller personligt brev.
Om aktuellt samlar vi även in personuppgifter om dig från de referenser som du uppger att vi får kontakta vid rekrytering
Känsliga personuppgifter
I rekryteringsprocessen rekommenderar vi att inte inlämna några så kallade känsliga personuppgifter (det är till exempel etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning) då dessa uppgifter inte är relevanta för rekryteringsprocessen. Om du ändå har valt att inlämna sådana uppgifter så kommer vi att behandla dom med stöd av det frivilliga och uttryckliga samtycke som denne anses ha avgivit vid inlämnandet av sådana uppgifter.
Så länge lagrar vi uppgifterna
Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsbolag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi förvarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg.
Dina personuppgifter och handlingar kommer att lagras i Bostadens rekryteringssystem i 30 månader efter beslut om anställning. Undantag kan göras om det finns rättsliga krav för att bevara uppgifterna längre, exempelvis en pågående rättsprocess.
Vem har tillgång till dina personuppgifter?
De personuppgifter du lämnar till oss i samband med rekrytering kommer enbart att göras tillgänglig för de personer som behöver detta i samband med rekryteringen. Dessa är i förekommande fall personalavdelningen och personer inom Bostaden som är direkt involverade i rekryteringsprocessen.
I vissa fall utför vi bakgrundskontroller för att kontrollera lämpligheten vid rekryteringen. Vi delar då ditt personnummer med en extern leverantör inom bakgrundsanalys. Vi säkerställer alltid att utlämnandet är lagligt.
Vi delar även dina personuppgifter med våra samarbetspartner och leverantörer. Vi använder oss av leverantörer för att till exempel få hjälp med IT-drift, leverantör av personlighetstester, leverantör av personalhälsovård eller systemlösningar (till exempel molntjänster och systemstöd) och i vissa fall tekniker som hjälper oss med att underhålla dessa system. De leverantörer vi anlitar får inte hantera våra kunders personuppgifter på annat sätt än vad vi anger för varje specifik behandling.
Bostaden lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Före ett utlämnande genomförs alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.
Behandling av dina personuppgifter utanför EU/EES
De IT-leverantörer (t ex molntjänster) som vi använder oss av kan komma att överföra personuppgifter utanför EU/EES. Detta görs om det finns stöd för överföringen enligt dataskyddsförordningen. Det innebär att överföringen kan grundas till exempel om EU-kommissionen har fattat beslut om att ett tredje land har en tillräckligt hög skyddsnivå (adekvat skyddsnivå), om det finns ett ramverk som möjliggör överföringen (t ex Privacy Shield) eller om det finns godkända standardavtalsklausuler med kompletterande säkerhetsåtgärder.
Om du vill ha mer information om hur dina personuppgifter behandlas utanför EU/EES är du välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges i slutet av denna information.
Dina rättigheter
Som registrerad har du ett antal rättigheter, några av dessa är att du kan begära ut en kopia av dina personuppgifter och be oss uppdatera dom. Skulle du vilja hävda någon av dina rättigheter ber vi dig att kontakta oss via uppgifterna längst ned på sidan.
Rätt att bli informerad
Du har rätt att bli informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi gör det genom denna information.
Rätt att få tillgång till dina personuppgifter
En enskild har rätt att få bekräftelse på att dennes personuppgifter behandlas av Bostaden. Om Bostaden behandlar personuppgifter har den enskilde rätt att kostnadsfritt få information om hur personuppgifterna behandlas, till exempel får den registrerade veta ändamålet med behandlingen och vilka kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller. Du kan även få en kopia av de personuppgifter som behandlas om dig.
Rätt till rättelse
Du har rätt att begära att vi rättar felaktig eller ofullständig information om dig, och att vi kompletterar din information.
Rätt att få dina personuppgifter raderad
Du har rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Det gäller om:
- dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för
- du återkallar det samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
- du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för oss att fortsätta med behandlingen
- dina personuppgifter har behandlats på olagligt sätt
- dina personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som vi omfattas av
Men i vissa fall har Bostaden ingen möjlighet att radera uppgifterna om de är nödvändiga för att följa lagkrav eller om vårat intresse att fortsätta behandla uppgifterna väger tyngre än ditt intresse att få dem raderade. Vi följer t ex offentlighetsprincipen som reglerar hur offentliga organ får gallra i allmänna handlingar.
Rätt till begränsning av behandling
Den registrerade kan under vissa omständigheter kräva att Bostaden begränsar behandlingen av deras personuppgifter. Detta kan till exempel vara efter att man gjort en invändning mot behandlingen och väntar på att frågan kontrolleras eller under den tid det tar Bostaden att kontrollera uppgifterna efter att man gjort gällande att de registrerade personuppgifterna är felaktiga.
Under den tiden får uppgifterna, med undantag för lagring, bara behandlas utan den registrerades samtycke under vissa omständigheter.
Rätt till dataportabilitet
Detta är en rätt att få data, som man själv tillhandahållit i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, överförd till en annan personuppgiftsansvarig utan att den personuppgiftsansvarige, som man ursprungligen lämnat uppgifterna till, kan hindra det. Denna rätt gäller dock bara personuppgiftsbehandlingar som grundar sig på avtal eller samtycke och om behandlingen sker automatiserat.
Rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter
Den registrerade har rätt att när som helst invända mot att personuppgifter avseende honom eller henne behandlas. Detta gäller behandlingar som utförs på grund av berättigat intresse.
Om man gör en invändning innebär det att Bostaden inte längre får behandla personuppgifterna om man inte kan påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter. Eller att Bostaden behöver behandla uppgifterna för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Rätt att invända mot ett automatiserat beslut som i betydande grad påverkar dig
Du har rätt att invända mot ett automatiserat beslut som fattats av Bostaden om beslutet innebär rättsliga följder eller utgör ett beslut som på liknande sätt i betydande grad påverkar dig.
Rätt att återkalla samtycke
Du har i fall där vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke eller uttryckliga samtycke, rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen.
Rätt att lämna in ett klagomål.
Om du har frågor eller vill framställa en begäran kan du vända dig till vårt dataskyddsombud. Se kontaktuppgifter längre ner på den här sidan.
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är tillsynsmyndighet över kommunens personuppgiftsbehandling. Det är också dit du ska vända dig om du har klagomål på hur vår behandlar dina personuppgifter, du kan hitta kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten på deras webbplats: www.imy.se
Frågor och funderingar?
Om du har några frågor om denna information eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter, kan du kontakta oss som personuppgiftsansvarig via e-post eller skicka informationen skriftligt. Du kan också kontakta vårat dataskyddsombud kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.
Personuppgiftsansvar
AB Bostaden i Umeå, Box 244, 901 06 Umeå
Telefon: 090-17 75 00
E-post: kundcenter@bostaden.umea.se
Dataskyddsombud
Daniel Glaad/Insatt
Telefon: 073-620 01 25
E-post: dso.ukf@insatt.com
Ändring av denna information
Bostaden kan komma att ändra denna information. Den senaste versionen av informationen kommer alltid att publiceras på vår webb.
Uppdaterad 2023-04-26