Uthyrning av kommersiella lokaler och bilplatser
Det är viktigt för oss på AB Bostaden i Umeå att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi är därför öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av dina personuppgifter. Vi avväger noga behandlingen av dina personuppgifter och följer rådande lagar, praxis samt vår branschorganisation Allmännyttans vägledning rörande personuppgiftshantering.
Nedan kan du läsa mer om när vi samlar in personuppgifter och vilka slags personuppgifter vi samlar in. Denna information gäller för behandling av personuppgifter vid uthyrning av kommersiella lokaler och bilplatser.
När behandlas dina personuppgifter?
Vi behandlar den sökandes personuppgifter för att enkelt komma i kontakt med sökande men även för att sköta administration och ingå avtal med sökande. Personnummer hanteras då den sökande har en enskild firma. När den sökande inte längre är intresserad av ett avtal slutar vi behandla personuppgifter.
Ansökan om lokal och kommunikation om lediga objekt |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att vi ska kunna sköta administration kring vår uthyrning. | Namn Kontaktuppgifter Ev. verksamhet du representerar Personnummer Övrig information som du ger oss gällande önskemål för lokalen |
Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna bedöma ansökan samt kommunicera med dig som representant för att kunna ingå hyresavtal. Vi behandlar ditt personnummer när det krävs för att säkerställa identiteten på den enskilda firman. |
Lagringstid: Vi slutar behandla dina personuppgifter för detta ändamål när du/verksamheten inte längre är intresserad av en lokal. Vanligtvis upphör behandlingen även när verksamheten har tecknat ett hyresavtal, men personuppgifterna kan då i stället komma att behandlas för andra ändamål under hyresförhållandet. Vi upphör också med behandlingen för detta ändamål om vi får information om att du inte längre är kontaktperson för verksamheten. |
||
Visning av lokal |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att vi ska kunna möjliggöra visning av lokalen. | Namn Kontaktuppgifter
|
Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna visa lokalen som verksamheten är intresserad av. |
Lagringstid: Vi slutar behandla dina personuppgifter för detta ändamål när du/verksamheten inte längre är intresserad av en lokal. Behandlingen upphör som regel även när verksamheten har tecknat ett hyresavtal. Därefter kan personuppgifterna i stället komma att behandlas för andra ändamål inom ramen för hyresförhållandet. Vi upphör med behandlingen om vi får information om att du inte längre är kontaktperson för verksamheten. |
||
Ingå hyresavtal för lokal, garage, parkering, förråd |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att kunna administrera och ingå avtal med dig om lokal, garage, parkering eller förråd. Har du en medsökande så kommer personuppgifter om den personen också att behandlas. |
Namn Kontaktuppgifter Personnummer* Kreditupplysning*
|
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. Vi behandlar ditt personnummer för att det är nödvändigt att säkerställa att vi ingår avtal med rätt person. |
| * Personuppgift samlas inte in för alla, utan endast när nödvändigt | ||
Lagringstid: Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål under tiden hyresförhållandet pågår. När hyresförhållandet har upphört upphör även behandlingen för detta ändamål. I vissa fall kan vi dock behöva fortsätta behandla vissa personuppgifter efter hyresförhållandets slut, exempelvis för att uppfylla vår bokföringsskyldighet eller tillvarata rättsliga anspråk. |
||
Nyckelkvittens |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att kunna administrera och hantera nycklar och kvittenser för din bostad, garage, parkering eller förråd. | Namn Personnummer Kontaktuppgifter Ev. fullmakt för annan att kvittera ut nycklarna |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
Lagringstid: Vi upphör att behandla dina personuppgifter för detta ändamål efter avslutat hyresförhållande och nycklarna lämnas åter. |
||
Under tiden du hyr av oss behandlar dina personuppgifter för avtalstecknande, när vi skickar ut hyresavier och när vi skickar information till dig och din verksamhet angående din lokal. Detta gör vi då vi har ett berättigat intresse av att kommunicera med den person som är avtalspart, se mer i detalj i tabellerna nedan.
Om hyran betalas med autogiro eller elektronisk faktura kommer vi att dela personuppgifter med den aktuella banken. Banken är själv ansvarig för den personuppgiftshantering som sker hos dem.
Läs mer om hur dina personuppgifter hanteras vid användning av digitala nycklar och taggar här.
Kommunikation och utskick |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att kunna delge den verksamhet som du deltar i relevant information i egenskap av hyresgäst. | Uppgifter som är kopplade till hyresavtalet Namn Kontaktuppgifter |
Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna kommunicera med dig som hyresgäst. |
Lagringstid: Vi upphör att behandla dina personuppgifter för detta ändamål efter avslutat hyresförhållande. Vi upphör även att behandla personuppgifterna för detta ändamål om vi får information om att du inte längre är kontaktperson för verksamheten. |
||
Betalningar och avier |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att kunna hantera och administrera betalningar och hyresavier. | Namn Kontaktuppgifter Uppgifter om lokalen Ev. uppgifter från autogiroanmälan |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
| För att kunna hantera och administrera betalningar via autogiro. | Namn Kontaktuppgifter Personnummer Uppgifter om lokalen Bank, clearing nummer och bankkontonummer |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
| För att kunna hantera och administrera obetalda hyresavgifter samt inkassoärenden. | Uppgifter från hyresavtalet samt hyresavier som ej är betalda Uppgifter gällande de obetalda hyresavgifterna som framkommer i dialog med verksamheten som hyresgäst |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
Lagringstid: Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Uppgifterna bevaras under denna tid för att vi ska kunna uppfylla vår bokföringsskyldighet. Personuppgifter som behandlas för autogiro upphör vi att behandla när autogiro inte längre används. Om verksamheten har skulder som lämnas vidare till inkasso raderar vi som utgångspunkt personuppgifterna för detta ändamål tre år efter att skulden har reglerats. I vissa fall upphör behandlingen även om vi får information om att du inte längre är kontaktperson för verksamheten. |
||
Digitala tavlor, passagesystem och bokningssystem |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att kunna hantera och administrera vilka boende som finns i fastigheten (digitala tavlor). | Namn Lägenhetsnummer /objektnummer
|
Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att kunna möjliggöra besök och för att i trapphuset visa vilka som håller till i fastigheten. |
| För att kunna hantera och administrera passersystem i fastigheten. | Lägenhetsnummer /objektnummer Nummer till tagg Nummer till nyckel Loggar |
Intresseavvägning Vårt berättigade intresse är att administrera passagesystem i fastigheten. |
Lagringstid: Vi upphör att behandla dina personuppgifter för detta ändamål om den verksamhet som du deltar i flyttar från lokalen. Loggarna raderas alltid senast efter fyra veckor sedan de skapades. I vissa fall upphör vi även att behandla personuppgifterna för detta ändamål om vi får information om att du inte längre är kontaktperson för verksamheten. |
||
Felanmälningar, frågor och övriga ärenden |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att kunna administrera och hantera dina felanmälningar och frågor samt övriga ärenden eller klagomål som du anmäler till oss. | Namn Kontaktuppgifter Nuvarande adress, objektnummer Information som du ger oss vid ärendet Information som vi eller annan ger oss under hantering av ärendet |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
Lagringstid: Vi raderar dina personuppgifter för detta ändamål senast fem år efter att ärendet är hanterat. |
||
|
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att kunna hantera och administrera störningsärenden i våra fastigheter.
Uppgifterna behandlas både om den person som misstänks utföra störningen samt om den person som anmäler störningen. |
Uppgifter från hyresavtalet för att kunna debitera dig som utfört störningen kostnaden för utryckning/besök Namn Kontaktuppgifter Beskrivning av störningen |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
Lagringstid: Vi radera dina personuppgifter för detta ändamål två år efter anmälan av störningen eller när eventuell rättsprocess avslutats. Löpande störningar under hyresförhållandet kan berättiga handlingarna sparas längre än två år. |
||
Bokföringsskyldighet |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser gällande bokföring | Bokföringsunderlag för betalningar | Rättslig förpliktelse |
Lagringstid: Vi raderar dina personuppgifter för detta ändamål sju år efter utgången av det kalenderår där räkenskapsåret avslutades. |
||
Uppsägning av hyresavtalet |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| Hyresgästens uppsägning av hyresavtalet För att kunna administrera en uppsägning av hyresavtalet från den verksamhet som du representerar. |
Namn Kontaktuppgifter Personnummer Nuvarande hyresobjekt, såsom avtalsnummer och objektsnummer Avflyttningsdatum Om garage, parkering eller förråd finns |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
| Bostadens uppsägning av hyresavtalet För att kunna administrera och hantera uppsägningar av hyresavtalet på grund av misskötsel eller annan grund. |
Namn Kontaktuppgifter Personnummer Objektsnummer Om garage, parkering eller förråd finns Orsak till uppsägningen |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
Lagringstid: Vi raderar dina personuppgifter för detta ändamål så snart uppsägningen är slutligt hanterad och det inte finns några kvarvarande anspråk. |
||
Avflyttningsbesiktning |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att kunna administrera och hantera förbesiktning och slutbesiktning vid avflytt från lokalen. | Namn Objektsnummer Datum för utförd besiktning Anmärkningar från besiktningen |
Avtal Den lagliga grunden för behandlingen är avtal, då behandlingen syftar till att fullgöra hyresavtal. |
Lagringstid: Vi raderar dina personuppgifter för detta ändamål så snart det inte finns några kvarvarande anspråk. |
||
Bokföringsskyldighet |
||
| Ändamål med behandling | Personuppgifter som behandlas | Laglig grund |
| För att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser gällande bokföring | Bokföringsunderlag för betalningar | Rättslig förpliktelse |
Lagringstid: Vi raderar dina personuppgifter för detta ändamål sju år efter utgången av det kalenderår där räkenskapsåret avslutades. |
||
Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning som krävs för att säkerställa att rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet fullgörs. Det kan bland annat innebära att vi dokumenterar störningar i boendet eller skador i lägenheten. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att skydda och tillvarata våra rättsliga anspråk.
Vi kan behöva lämna ut dina personuppgifter till berörda myndigheter, till exempel vid betalningsförsummelse eller störningar i lokalen. Den rättsliga grunden är en rättslig förpliktelse eller vårt berättigade intresse.
Som vi angett ovan behandlar vi i många situationer dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning. Intresseavvägningen innebär att vi behandlar dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig för ändamål som rör våra berättigade intressen. Våra berättigade intressen kommer endast att utgöra en laglig grund för behandling av dina personuppgifter om dina intressen och grundläggande fri- och rättigheter inte väger tyngre än våra berättigade intressen. Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen eller invända mot den är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges nedan.
Mer information
Läs mer om följande personuppgifter här:
- Om du har skyddad identitet
- Offentlighetsprincipen
- När dina personuppgifter behandlas
- Så länge lagrar vi dina uppgifter
- Vem som har tillgång till dina personuppgifter
- Behandling av dina personuppgifter utanför EU/EES
- Dina rättigheter som registrerad
Frågor och funderingar?
Om du har några frågor om denna information eller anser att vi på något sätt brustit i vår hantering av dina personuppgifter, kan du kontakta oss som personuppgiftsansvarig via e-post eller skicka informationen skriftligt. Du kan också kontakta vårat dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina personuppgifter korrekt.
Personuppgiftsansvar
AB Bostaden i Umeå, Box 244, 901 06 Umeå
Telefon: 090-17 75 00
E-post: uthyrning@bostaden.umea.se
Dataskyddsombud
Daniel Glaad/Insatt
Telefon: 073-620 01 25
E-post: dso.ukf@insatt.com
Ändring av denna information
Bostaden kan komma att ändra denna information. Den senaste versionen av informationen kommer alltid att publiceras på vår webb.
Uppdaterad 2026-08-06