Anpassa textstorlek
A A A

Systembyte


Systembyte - illustration 

För att vi enklare och smidigare vill kunna utveckla och förbättra våra kundnära tjänster byter vi verksamhetssystem. Bytet närmar sig och det kräver att vi måste stänga några av våra nuvarande system under vissa perioder. Bytet innebär att vi går från flera system till ett.

Ett nytt system innebär många förbättringar men under själva flytten kommer du märka av förändringar och att du inte kan agera som du är van. Ett nytt system innebär också att personalen behöver lära sig många nya saker. En del frågor kan vi hantera snabbare och enklare medan andra ärenden behöver mer tid.

Vi gör vårt allra bästa för att göra systembytet så smidigt som möjligt men kanske måste du ha lite extra tålamod med oss i mars och april.

På den här sidan kan du läsa mer om hur du påverkas. Vi kommer fortlöpande informera om eventuella driftstörningar.

 

Det innebär bytet av verksamhetssystem

  • Från 1 mars stänger vår webbutik Hemmafint för beställningar men du som hyresgäst kan fortfarande se vilket utbud vi har på till exempel tapeter, golv och så vidare. Om du vill beställa något kontaktar du din kvartersvärd som hjälper dig. Tänk dock på att handläggningstiden kommer att vara längre. Hemmafint kommer att öppna längre fram i vår.
  • Från och med måndag 9 mars och cirka fyra veckor framåt, kommer vi inte att publicera några lediga lägenheter, enkelrum, förråd eller bilplatser på vår webb. Vi förstår att det här kan skapa problem och irritation vilket vi ber om ursäkt för.
  • Från och med onsdag 25 mars och cirka två veckor framåt, kommer du som bostadssökande eller hyresgäst inte att kunna logga in på den personliga sidan.
  • Från och med början av april räknar vi med att ha ett nytt webbpubliceringsverktyg. Det innebär att vår webbplats kommer att se lite annorlunda ut.
  • När det gäller lägenhetsbyten, andrahandsuthyrningar och övriga ansökningar skickar du in blanketter till vårt kundcenter som vanligt, men får vara beredd på att handläggningstiden kommer att vara längre i och med bytet av verksamhetssystem.

 

För dig som entreprenör

Mellan den 25 mars och 14 april kommer arbetsrutinerna att se lite annorlunda ut i och med att vi byter verksamhetssystem:

  • Från och med den 25 mars klockan 17.00 får inte några status- eller resursändringar göras på ärenden, besiktningar och beställningar i vårt nuvarande system.
  • Från och med den 14 april kommer alla nya ärenden att hanteras i vårt nya system.

Om du som entreprenör vill ha mer detaljerad information om systembytet och rutinerna under tiden för bytet, är du välkommen att kontakta din kontaktperson på Bostaden.

 

För dig som leverantör

I samma veva som vi byter verksamhetssystem byter vi även ut vårt affärssystem. Bytet av affärssystem sker mellan 20 mars och 7 april. I och med bytet kommer vi att hantera fakturor som förfaller under den perioden manuellt. För att hinna förbereda för systembytet och tömma det gamla systemet innan den 20 mars, kommer vi inte att kunna hantera några nya fakturor mellan 17 mars och 7 april.

När vi startar upp det nya systemet kommer det vara hårt tryck på alla beställare på Bostaden att hantera de fakturor som inkommit mellan 17 mars och 7 april. Detta kommer med största sannolikhet resultera i förseningar. Vi ber dig därför att, om möjligt, inte skicka påminnelser och krav under den här tiden. Vi hoppas att du har tålamod med oss!

 

Frågor och svar

 

Allmänna frågor:

Varför byter Bostaden verksamhetssystem?

Vi byter system därför att vi enklare vill kunna utveckla och förbättra våra kundnära tjänster samt för att följa med i digitaliseringen i samhället.

Varför tar bytet så lång tid?

Man kan säga att bytet av verksamhetssystem är som att byta hjärtat i organisationen. Det är ett otroligt stort ingrepp som påverkar många olika delar i vår verksamhet.

 

För dig som bostadssökande:

Hur påverkas jag som bostadssökande?

Under en period kommer du inte att kunna logga in och använda din personliga sida. Du kommer inte heller att kunna söka lägenhet, enkelrum, förråd eller bilplatser från och med måndag 9 mars och fram till dess att vi har det nya systemet på plats. 

När släpps det nya lägenheter igen?

I mitten av april räknar vi med att kunna lägga ut lediga lägenheter, enkelrum, förråd och bilplatser på vår webb.

Kan jag ställa mig i kö under tiden personliga sidan är stängd?

Nej, du kan inte ställa dig i kö som bostadssökande under tiden personliga sidan är stängd. Du måste vänta tills vi öppnar upp det nya systemet.

Kan jag uppdatera min kötid under tiden som personliga sidan är stängd?

Nej, ingen kan uppdatera sin kötid under stängningstiden. Vi kommer automatiskt att uppdatera kötiden för alla som skulle ha fått påminnelse om detta från 25 mars fram tills att systemet öppnar. Ingen som hade påminnelse under den här perioden kommer att tappa sin plats i kön utan blir förlängd i tolv månader framåt. 

Kan jag skapa en personlig sida för att ställa mig i kö hos er?

Nej, ingen kan skapa en personlig sida under stängningstiden.

 

För dig som hyresgäst:

Hur påverkas jag som hyresgäst?

Under en period kommer du inte att kunna logga in och använda din personliga sida. Systemet släcks ned för alla användare under tiden för bytet av system.

Hur länge kommer Hemmafint att hålla stängt?

Vår webbutik Hemmafint stängs första mars och öppnas igen senare i vår.

Hur säger jag upp min lägenhet under tiden personliga sidan är stängd?

Du säger upp din lägenhet via en blankett som skickas till oss via e-post. Blanketten finns här 

Du kan också mejla in din uppsägning. Viktigt är att du använder den e-postadress du har registrerat hos oss (på din personliga sida). Detta för att vi ska kunna verifiera att det blir korrekt. Vi rekommenderar dig att redan innan vi stänger personliga sidan kolla upp så att du har angett rätt e-postadress och att du har koll på vilken e-postadress du angett.

Var hittar jag kontaktuppgifter till min kvartersvärd?

Du hittar kontaktuppgifterna på vår webb

Kan jag boka tvättstugan via min personliga sida?

Nej, under tiden personliga sidan är stängd kan du inte boka via personliga sidan. Du är istället hänvisad till att boka via bokningstavlan (oftast i anslutning till tvättstugan) eller i vissa av våra områden via trapphustavlan i entrén. Om du har frågor om bokning av tvättstuga är du välkommen att höra av dig till din kvartersvärd.

Kan jag boka gemensamhetslokalen via min personliga sida?

Nej, under tiden personliga sidan är stängd bokar du den via bokningstavlan. Har du frågor eller funderingar kan du vända dig till din kvartersvärd.

Kan jag boka bastun via min personliga sida?

Nej, under tiden personliga sidan är stängd bokar du den via bokningstavlan. Har du frågor eller funderingar kan du vända dig till din kvartersvärd.

Kan jag se min hyresavi på min personliga sida?

Nej, från den 25 mars och cirka två veckor framåt kommer du inte att kunna logga in på din personliga sida alls. För att få reda på din hyra kan du ringa eller mejla vårt kundcenter på kundcenter@bostaden.umea.se eller 090-17 77 00.

Kan jag se besiktningsprotokoll på personliga sidan?

Nej, från den 25 mars och cirka två veckor framåt kommer du inte att kunna logga in på din personliga sida alls.

Hur kommer det att fungera om jag vill lämna lägenheten tidigare än uppsägningstiden?

Från och med måndag 9 mars och fram tills att vi har genomfört systembytet är det ordinarie uppsägningstid som gäller.

Min personliga sida

Från onsdag 25 mars och cirka två veckor framåt, kommer du som bostadssökande eller hyresgäst inte att kunna logga in på den personliga sidan. Läs mer